Comment organiser un conventum tout en économisant temps et argent

Avec toute la planification, l’organisation et le financement qu’une réunion d'anciens élèves nécessite, il y a de quoi se casser la tête! Bien que ce soit plaisant d’y assister comme participant, il y a moyen de réduire votre stress en tant qu’organisateur. Suivez ces quelques conseils.

Il se peut que votre traiteur vous propose un menu pour le souper, mais un repas pendant la journée vous permettra de beaucoup économiser.

Les déjeuners, brunchs et dîners coûtent beaucoup moins cher que les soupers, car les aliments sont généralement moins dispendieux, les gens s’attendent à des portions modérées et il y aura moins d’alcool à servir.

• Lors d’une rencontre en plein air durant la journée, vous pouvez organiser des jeux extérieurs comme un tournoi de fers à cheval ou de volley-ball. Cet élément de programmation brisera la glace pour que les participants interagissent.
• Les événements pendant le jour, comme les pique-niques ou les barbecues, sont aussi beaucoup plus décontractés. Les assiettes de plastique feront tout à fait l’affaire et vous coûteront beaucoup moins cher que de la vaisselle louée.

Certes, quand vous aviez 17 ans, cela semblait peut-être une excellente idée de briguer la présidence de votre promotion. Or, 10 ou 20 ans plus tard, vous êtes coincé avec la grande responsabilité qu’est l’organisation de votre conventum.

• Afin de déterminer la quantité de travail que vous pourriez déléguer, faites un sondage auprès de votre promotion pour voir si des personnes travaillent en événementiel.

Le cas échéant, demandez à ces professionnels s’ils peuvent offrir (gratuitement ou à prix réduit) une salle, un photographe ou un traiteur. Bien entendu, en échange de cette entente, vous pouvez leur offrir une bonne visibilité pour leur entreprise pendant le conventum.

Que vous planifiiez des retrouvailles d’anciens du secondaire, d’anciens collègues ou de membres de votre famille, demandez des suggestions aux participants. C’est l’une des meilleures initiatives que vous pourriez avoir.

• Même si vous n’utilisez pas ces idées au final, les gens aiment penser qu’ils ont eu un rôle à jouer dans la création de ce merveilleux événement.
• Quelques semaines ou quelques mois avant l’activité, envoyez un sondage par courriel aux participants pour leur demander leur avis sur des jeux, activités ou thématiques. Par la suite, libre à vous de choisir les meilleures idées et de laisser tomber les autres.

Vous pourriez donner en cadeau une flûte de champagne ou un verre à vin qui reprend le logo de votre établissement d’enseignement. C’est un fait peu connu, mais les flûtes peuvent faire économiser les organisateurs de l’événement!

• Si vous exigez que les invités boivent toutes leurs boissons alcoolisées dans ces flûtes, vous réduirez la consommation d’alcool parce qu'elles contiennent moins qu'un verre à bière ou un verre à cocktail.
• En outre, si votre conventum se tient dans un lieu public, les flûtes feront en sorte de distinguer les personnes qui ne sont pas invitées et qui sont en quête de boissons gratuites.

Cherchez-vous un endroit pour organiser votre conventum? La location d’un hall, d’une salle à manger dans un restaurant ou d’une salle de conférence dans un hôtel sont des solutions coûteuses.

• Non seulement l’organisateur responsable est tenu de verser un acompte initial de sa propre poche pour réserver l’espace, mais il doit aussi solliciter ses anciens camarades de classe pour qu’ils paient leur juste part.
• Et en toute franchise, beaucoup d’entre eux sont des fainéants - ils croient déjà contribuer suffisamment par leur simple présence.

Pourtant, il n’est vraiment pas si difficile de trouver un endroit abordable.

1. Faites le tour de vos anciens camarades de classe qui travaillent maintenant en restauration, en service de bar ou en hôtellerie, et demandez-leur s’ils sont disposés à offrir un tarif spécial.
2. Parlez aux administrateurs de votre établissement scolaire pour voir s’il y a moyen d’utiliser le gymnase, la cafétéria ou même la cour de récréation. Appelez au bureau de l'association des anciens de votre école.
3. Renseignez-vous quant aux parcs publics disponibles; certains ont même des pavillons qu’on peut louer à prix raisonnable.